Fax per E-Mail mit Peoplefone versenden

Mit der Peoplefone-Funktion Email2Fax können Sie PDF-Dokumente direkt aus Ihrem E-Mail-Programm an eine Faxnummer senden. Ein separates Faxgerät ist dafür nicht erforderlich.

Der Faxversand erfolgt über Peoplefone und nicht über die Telefonanlage.

Voraussetzungen

Für den Versand benötigen Sie:

• eine für Email2Fax freigeschaltete E-Mail-Adresse

• das zugehörige Peoplefone-Faxpasswort

• die Faxnummer des Empfängers

• das zu versendende Dokument als PDF

• ausreichend Guthaben beziehungsweise einen entsprechend eingerichteten Peoplefone-Vertrag

Die Absenderadresse Ihrer E-Mail muss genau mit der bei Peoplefone hinterlegten E-Mail-Adresse übereinstimmen.

Neue E-Mail erstellen

1. Öffnen Sie Ihr gewohntes E-Mail-Programm.

2. Erstellen Sie eine neue E-Mail.

3. Kontrollieren Sie, ob die richtige Absenderadresse ausgewählt ist.

Empfängeradresse eintragen

Tragen Sie in das Feld An die Faxnummer des Empfängers ein und ergänzen Sie anschließend:

@p-fax.de

Beispiel

Soll ein Fax an die Nummer 0421 1234567 gesendet werden, lautet die Empfängeradresse:

04211234567@p-fax.de

Verwenden Sie die Faxnummer:

• ohne Leerzeichen

• ohne Klammern

• ohne Schrägstriche

• ohne zusätzliche Zeichen

Mehrere Faxempfänger

Sie können eine E-Mail gleichzeitig an mehrere Faxnummern senden.

Tragen Sie dazu mehrere Empfängeradressen in das Feld An ein:

04211234567@p-fax.de
04012345678@p-fax.de
05111234567@p-fax.de

Die Felder Cc und Bcc werden vom Peoplefone-Faxdienst nicht berücksichtigt.

Faxpasswort im Betreff eintragen

Tragen Sie in den Betreff der E-Mail ausschließlich das für Email2Fax hinterlegte Peoplefone-Faxpasswort ein.

[PEOPLEFONE-FAXPASSWORT]

Das Faxpasswort erhalten Sie von Ihrem DiepKom-Ansprechpartner. Geben Sie dieses Passwort nicht an unbefugte Personen weiter.

Das Faxpasswort ist nicht zwingend mit Ihrem Peoplefone-Kontopasswort, E-Mail-Passwort oder 3CX-Passwort identisch.

PDF-Dokument anhängen

1. Klicken Sie auf Datei anhängen.

2. Wählen Sie das gewünschte PDF-Dokument aus.

3. Warten Sie, bis die Datei vollständig hochgeladen wurde.

4. Kontrollieren Sie noch einmal, ob das richtige Dokument angehängt wurde.

Es können mehrere PDF-Dateien an dieselbe E-Mail angehängt werden.

Dabei gelten folgende Größenbeschränkungen:

Begrenzung	Maximale Größe
Einzelne Datei	20 MB
Gesamte E-Mail	30 MB

Nachrichtentext

Der eigentliche Faxinhalt sollte als PDF angehängt werden.

Abhängig von der Konfiguration kann der Text der E-Mail zusätzlich verarbeitet werden. Verwenden Sie deshalb nach Möglichkeit keinen vertraulichen oder unnötigen Nachrichtentext.

Fax senden

Kontrollieren Sie vor dem Versand:

• Ist die Absenderadresse korrekt?

• Ist die Faxnummer korrekt geschrieben?

• Endet die Empfängeradresse auf @p-fax.de?

• Ist das Peoplefone-Faxpasswort im Betreff eingetragen?

• Ist das richtige PDF-Dokument angehängt?

• Enthält die E-Mail keine falschen oder vertraulichen Unterlagen?

Klicken Sie anschließend auf Senden.

Versandbestätigung

Nach der Verarbeitung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail von Peoplefone.

Die Bestätigung enthält unter anderem:

• die Faxnummer des Empfängers

• Datum und Uhrzeit

• den Versandstatus

• die übertragenen Dokumente als PDF-Anhang

Ein Fax gilt erst dann als erfolgreich versendet, wenn eine positive Versandbestätigung vorliegt.

Die Zustellung kann abhängig von Umfang, Zielrufnummer und Übertragungsdauer einige Zeit in Anspruch nehmen.

Häufige Probleme

Das Fax wird abgelehnt

Prüfen Sie:

• Stimmt die Absenderadresse mit der bei Peoplefone hinterlegten Adresse überein?

• Ist das Faxpasswort im Betreff korrekt?

• Ist die Faxnummer richtig geschrieben?

• Wurde @p-fax.de korrekt ergänzt?

• Enthält die Empfängeradresse versehentliche Leerzeichen?

• Ist Email2Fax für Ihre E-Mail-Adresse freigeschaltet?

Die Faxnummer ist nicht erreichbar

Mögliche Ursachen:

• Die Nummer ist keine Faxnummer.

• Das Faxgerät des Empfängers ist ausgeschaltet.

• Die Leitung ist besetzt.

• Die Rufnummer ist gesperrt oder nicht mehr gültig.

Versuchen Sie den Versand zu einem späteren Zeitpunkt erneut.

Die PDF-Datei wird nicht angenommen

Prüfen Sie:

• Ist die einzelne Datei kleiner als 20 MB?

• Ist die gesamte E-Mail kleiner als 30 MB?

• Handelt es sich um eine gültige PDF-Datei?

• Lässt sich das PDF auf Ihrem Computer fehlerfrei öffnen?

Erstellen Sie das Dokument bei Bedarf erneut als PDF.

Es kommt keine Versandbestätigung

Kontrollieren Sie:

• den Posteingang

• den Spam- oder Junk-Ordner

• die hinterlegte E-Mail-Adresse

• mögliche E-Mail-Filterregeln

Wenn nach längerer Zeit keine Bestätigung eingeht, wenden Sie sich an Ihren Administrator oder IT-Betreuer.

Der Versand scheitert wegen fehlendem Guthaben

Der Faxversand wird über das Peoplefone-Konto abgerechnet. Bei einem Prepaid-Konto muss ausreichend Guthaben vorhanden sein.